A contabilidade para novos empreendedores parece cheia de mistérios, certo? Sempre surgem questões: como uso a contabilidade para monitorar as finanças do meu novo negócio? Porque eu devo monitorar as finanças do meu negócio? Quais são os três relatórios básicos que podem me ajudar a avaliar a saúde do meu negócio?
Os novos empresários se preocupam com vendas, colaboradores, marketing, compras, etc. Por isso, em geral, monitorar as finanças acaba em segundo plano.
Muitos empresários nem sabem a função real da contabilidade, ou não se sentem na obrigação de acompanhar essa parte da empresa, logo, não querem fazer o controle, porque acham um serviço complicado ou estressante.
O básico para fazer um serviço contábil útil na sua nova empresa não é ter ou ser alguém que saiba muito de números. Basta ter organização e fazer as tarefas regularmente.
As atividades podem parecer um pouco assim, sem graça, mas monitorar essa parte importante do seu negócio vai ajudar a entender a situação atual e qual o prognóstico a longo prazo.
A contabilidade garante registros confiáveis que informam a saúde financeira do seu negócio. Ela pode ajudar você a planejar o seu orçamento, garantir que você tem dinheiro para viabilizar seus produtos, pedir empréstimos e saber quanto você precisa vender para seguir operando.
3 relatórios financeiros básicos que podem ajudar na contabilidade para novos empreendedores
Alguns relatórios são pontos fundamentais que ajudam a fazer a contabilidade para novos empreendedores.
Balanço Patrimonial: informa os seus passivos (ou seja, o que você deve), os ativos (o dinheiro que você tem no banco, em investimentos, além do valor de tudo que você possui como negócio), seus rendimentos, as despesas e o capital.
DRE: é a sigla que significa demonstrativo de resultados, que é um resumo de rendimentos, de despesas e custos totais em um período. Em resumo, ele te informa quanto dinheiro você está ganhando e perdendo.
Demonstrativo Fluxo de Caixa: seu uso indica quanto dinheiro entra e sai das suas contas empresariais. Um negócio saudável tem um volume razoável de fluxo de caixa, por exemplo.
Esses acima, são os relatórios básicos. Agora você deve programar a análise de cada um deles.
Estabeleça um prazo para análise de cada um deles e, também, o tempo para executar as tarefas que cada um exige.
Tarefas diárias, semanais, mensais, trimestrais e anuais.
Tarefa diária
É conferir quanto dinheiro você tem, por exemplo, qual o montante comparado às despesas e passivos pendentes? A primeira tarefa do dia deve ser, sempre, conferir o valor em dinheiro que você pode gastar, afinal, dinheiro é o combustível do seu negócio.
Tarefa semanal
Registre todas as transações, documentando e preenchendo recibos a cada semana, ou todos os dias, se o volume for grande.
Pode ser via planilha ou algum software de gestão financeira. Se você preferir software, indicamos o conta azul e onbalance por que, além de registrar as transações, eles geram relatórios pra você.
Depois, documente e arquive os recibos. Você pode arquivar direto no seu software ou utilizar algum sistema em nuvem como o google drive. O ideal é salvar em pdf.
Revisar contas pendentes, pagar fornecedores, cobrar clientes e revisar fluxo de caixa do que tinha sido planejado, também é uma etapa importante.
Além disso, sempre trabalhe com uma reserva para os pagamentos ficarem em dia. Assim, não irá precisar entrar no crédito especial do seu banco.
Negociar prazos com os fornecedores maiores também ajuda, mas escolha um prazo sempre maior que o prazo que você oferece para receber dos seus clientes. Isso ajuda a manter seu caixa sempre equilibrado.
Lembre-se: toda semana, você deve planejar o seu caixa pra saber quanto terá que pagar de salários, fornecedores e despesas na semana, por exemplo, além de prever os próximos meses, também.
Veja essas informações comparando com aquilo que você tem a receber, em seguida, visualize o saldo final. Em seguida, no final do período determinado, veja se as provisões se cumpriram.
Tarefa mensal
Revise seus extratos mensais para verificar se os recebimentos estão certos e se não teve erro por parte do banco.
Analise suas contas a receber que viraram o mês em aberto, depois, analise seu estoque e veja o desempenho de cada um dos seus produtos. Consulte se tem algo que ficou sem pagar e, em seguida, emita uma Certidão Negativa de Débitos referente aos seus impostos.
Compare sua Demonstração de Resultados atual com o mês anterior e veja se teve uma melhora nos números da empresa.
Tarefa anual
Confira seus estoques, os equipamentos da empresa, confira, também, as perdas, para que os ajustes sejam realizados, pois servirá pra declaração de imposto de renda da empresa que será entregue.
Os valores devem refletir a realidade da sua empresa para que a análise anual não seja comprometida.
Analise seu Balanço Patrimonial e compare com o ano anterior. Veja os números que tiveram um saldo muito grande, se sim, veja o porque desse acontecimento. Caso tenha dificuldade em analisar, peça uma ajuda ao seu contador.
Após essa análise identifique se as metas foram atingidas e faça o programa para que o próximo ano seja ainda melhor.